El éxito de una reunión online o webinar depende de la organización del anfitrión o host. Aquí te presento 5 pasos para lograr una reunión virtual efectiva.
El cumplir con estos pasos traerá claridad a los participantes que se unen a tu reunión y dará un sentido de organización y profesionalismo al espacio.
5 pasos que debes tomar al principio de la reunión
Preséntate
Si todos te conocen porque por ejemplo son tus empleados o colegas, tal vez no sea necesario. Pero si ese no es el caso, siempre debes mencionar tu nombre y título. También, dependiendo de la aplicación o plataforma que uses, puedes tener un banner informativo con tu nombre.
Establece el tema o la meta
Esto no debe de tomar mucho tiempo. Estoy hablando de una oración:
«El tema de nuestro webinar es…,»
«Nuestra meta con esta reunión es…»
Establece las reglas de la reunión
Las reglas deben incluir cuándo y cómo se puede participar. Por ejemplo,
«Habrá una sección de preguntas al final así que les pido que escriban sus preguntas en el chat.»
Debes también explicar lo que se va a hacer con los visuales y sonido. Por ejemplo,
«Les pido mantengan sus micrófonos apagados hasta el turno de preguntas.»
Estipula la duración
Comparte cuánto tiempo esperas estar conectado con ellos:
«Nuestra meta es una reunión de 45 minutos.»
Comparte la agenda
Establece lo que harás con el tiempo. Da un overview verbal o proyecta una viapositiva (slide/imágen). No asumas que las personas leyeron la agenda o vieron el programa si es que se envió uno por adelantado.
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